Kysely valtionapuviranomaisille

Valtionavustukset tulisi sitoa selkeämmin hallinnonalojen strategisiin tavoitteisiin ja ohjelmiin (päämääriin). Ilmiölähtöisyys auttaa hahmottamaan asetettavia tavoitteita ja mittareita. Yksityishenkilöiden osalta raportointi ja yhteiskehittäminen on haastavaa.

Hallinnonalakohtainen ohjeistus on riittävä. Valtionavustukset tunnetaan hyvin ja niitä on totuttu hakemaan. Toisaalta olisi tärkeää varmistaa, että hakijat edustaisivat mahdollisimman laajasti kaikkia väestöryhmiä ja että valtionavustuksen saajat vastaavasti olisivat edustava ja inklusiivinen ryhmä. Hakijakunnan monipuolisuutta voi lisätä yhä laajemmalla tiedottamisella.

Normaaleissa yhteiskunnallisissa oloissa avustusten haku, hakemusten arviointi ja avustuspäätösten teko saa mielestäni olla konservatiivinen, vaiheistettu ja vakaa prosessi. Äkillisissä muutoksissa tai kriisioloissa hakuprosessi voi olla toisenlainen.

Yhteiskunnallisia tarpeita ja valtionavustusten vaikuttavuutta tulee katsoa myös pitkäkestoisesti yli hallituskausien.

Avustusten myöntökriteereitä suunniteltaessa on hyvä pohtia vaikutuksia, joita avustusten myöntämisellä halutaan saada aikaan. Tavoitteiden tulee olla konkreettisia ja määrällisesti mitattavissa. Tavoitteisiin sidottujen myöntökriteerien suunnittelulla ja tehokkaalla viestinnällä pystytään ohjaamaan hakijoita suunnittelemaan hankkeita, joiden toteuttaminen saa aikaan oikeita ja haluttuja muutoksia.

* Valtionapuviranomaisten kuuleminen suunnitteluvaiheessa ja kokemuksien huomioon ottaminen avustuksen jaon näkökulmasta (käytännön toteutus vs. monimutkaiset avustusehdot + viestintä kansalaisille + päällekkäiset avustusmuodot)

* Monimutkainen avustus on hankala viestiä hakijoille sekä työläs käsitellä valtionapuviranomaisen näkökulmasta (resurssit ja tehokkuus)

* päällekkäisten ja jo olemassa olevien avustusmuotojen huomiointi avustusta suunnitellessa -> mitä useampi samaan tarkoitukseen oleva avustuslaji on olemassa, sitä sekavampaa erityisesti yksityishenkilöille

* (vaikuttavuuden arviointi) Kerättävän tiedon suunnittelu ja pohtiminen etukäteen: mitä halutaan avustuksella saada aikaan ja millaista tietoa halutaan kerätä, sekä mahdollisten toimenpideluokista päättäminen näiden perusteella (jotta saadaan sitä tietoa mitä halutaan) -> valmistelevan ministeriön vastuu!

* Aikajanan suunnittelu ja suunnittelemisen aloittaminen heti, kun mahdollista. Valmis malli, jonka pohjalta lähdetään ja otetaan heti aktiivisesti myös valtionapuviranomainen kuultavaksi

* Valtionapuviranomainen voisi myös aloittaa tietojärjestelmien, ohjeiden ja lomakkeiden pohjatyön heti kun tieto valtionavustuksesta saadaan, ja täydentää sitä mukaan kun avustusten piirteet varmistuvat. Valtionapuviranomaisella olisi myös oma etenemisohje asian valmistelussa

* Jatkuvuus määrärahoissa yli hallituskausien

Tulosohjauksessa tulisi keskittyä yleisemmällä tasolla valtionavustusten vaikuttavuustavoitteisiin ja jäättää suoraan määrärahoihin liittyvä ohjaus vähemmälle. Valtionapuviranomaisella tulisi olla suurempi mahdollisuus tehdä strategisia valintoja valtionavustusten kohdentamiseen eri hakumuotojen suhteen. Tällä varmistettaisiin myös parempi vastaavuus yhteiskunnallisiin tarpeisiin. Valtionavustuksia tulisi kohdentaa tarkemmin suhteessa valtionapuviranomaisen arvioihin alan tarpeista ja toimijoiden kehittämiseen.

Yhteinen tiedotus ja opastustoiminta kaikkien hakijoiden suuntaan on toivottavaa, jotta saadaan vietyä tämä kokonaisuuden tuntemus ja ilmiöajattelu myös kentälle. Hakijat kokevat monesti valtion yhtenä toimijana, siiloutumista olisi vältettävä myös valtionhallinnon sisällä.

Hakuprosessin tulee olla palvelumuotoiltu käyttäjäystävälliseksi ja hakemiseen on oltava selkokielinen, jargoniton ohjeistus.

Hakuprosessien tulisi olla yhtenäisiä valtionhallinnon sisällä. Hakuaikojen ja myöntökriteerien tulisi olla helposti löydettävissä kaikille potentiaalisille hakijoille. Selkeiden hakuohjeiden ja tiedottamisen avulla pystytään ohjaamaan hakijoita hakemaan hankkeilleen sopi-via avustuksia. Myöntö- ja arviointikriteereistä sekä -prosesseista tiedottaminen lisää avustustoiminnan läpinäkyvyyttä.

Oleellista olisi tunnistaa nykyistä paremmin valtionapuviranomaisten välinen työnjako. Tällä hetkellä jää väliinputojia eri viranomaisten väliin ja viranomaisten välillä on liian vähän yhteisiä tavoitteenasetteluja (esim. yksityishenkilöiden ja yritysten tukijärjestelmät). Hakijoiden osalta pitäisi hallita paremmin polkuja siinä, miten hakijat voivat myös siirtyä asiakkainen viranomaiselta toiselle. Tähän vaikuttaa myös ohjaavien ministeriöiden välisen yhteistyön puute.

Oikean haun on löydyttävä helposti ja yksinkertaisesti palvelusta. Hankkeiden raportoinnin on mahdollistettava erilaisen vaikuttavuustiedon ja kokemusten karruttaminen kehittämistyön ja raportoinnin pohjaksi.

Digitaalisten palvelujen tulee lähtökohtaisesti olla saavutettavia, myös kognitiivisessa mielessä.

Digitaalisten palveluiden tulee olla käyttäjäystävällisiä, selkeitä ja toimivia kaikilla yleisillä käyttöliittymillä. Omien tietojen, hakemusten ja päätösten tarkastelemisen tulee olla vaivatonta.

Yksityishenkilöiden kyvyt ja mahdollisuudet käyttää digitaalisia palveluita, erityisesti kohderyhmät (esim. ikäihmiset) , joilla ei välttämättä ole mahdollisuutta tai osaamista tiedon etsintään ja avustusten hakemiseen

Yhden luukun periaate: kaikki avustukset yhdessä paikassa, josta esim. henkilöasiakas voisi suodattaa tarkoitukseen sopivat avustukset – myös avustusten vertailutoiminto ja mahdollinen kysely, joka tarjoaisi eri avustuksia hakijalle vastausten perusteella

Digitaalisen asioinnin suunnittelussa tulisi heti alusta alkaen ottaa huomioon sen saavutettavuus

Digitaalisen rinnalla tulisi säilyttää paperinen asiointi ja varmistaa henkilökohtaisen neuvonnan riittävyys, sillä kaikilla ei ole mahdollisuutta eikä osaamista digitaalisen palvelun käyttöön

PItäisi varmistaa, että asiakkaat tunnistavat riittävän hyvin omat palvelupolkunsa. Tällä hetkellä valtionapuviranomaisten välisten käytäntöjen erot ovat niin suuria, että yhtenäiset sanamuodot aiheuttavat väistämättä myös epäselvyyksiä. Yhtenäiset tietosisällöt tarkoittavat myös hakujärjestelmien sisällöllistä muuttamista ja kompromisseja sen suhteen. Miten turvataan eri asiakasryhmien erityistarpeet?

Suurten volyymien avustuksissa (satoja hakemuksia ja avustuksia) tiedon on kerryttävä suoraan hakemus- ja selvityslomakkeilta. Tällöin mittaroinnin ja tulostavoitteiden on oltava selkeitä ja yksilöityjä. Tällä tavoin saataisiin vaikuttavuudesta (tilastollista tai muuten mitattua) tietoa suoraan rapotoitavaksi ja käyttöön.

Seurannan tulee olla toisteista ja informatiivista, esim. aikasarja-analyysi yhdistettynä laadulliseen analyysiin. Avovastauksiin pitää olla aina mahdollisuus. Avovastauksiin voi myös laittaa mahdolliset painotukset (”tänä vuonna halusimme erityisesti selvittää aihetta x”). Eri valtionavustusten seurantojen tulisi olla yhteismitallisia. Tämä voi olla vaikea toteuttaa, koska valtionavustuksia käytetään instrumentteina hyvin monenlaisten asioiden edistämiseen. Seurannan tulee olla työresurssivaateeltaan maltillinen.

Erityisesti rahoitettujen hankkeiden osalta olisi mielenkiintoista luoda tietopankki, josta hakijat sekä viranomaiset voisivat hakea tietoa hakusanoilla tai eri teemojen avulla. Tietopankista löytyisi julkinen tiivistelmä/loppuraportti, jossa esiteltäisiin hankkeen keskeisimmät toimenpiteet, tulokset ja vaikutukset. Tämä auttaisi myös uusia hakijoita tutustumaan jo rahoitettuihin hankkeisiin ja kehittämään omia hankeaihioitaan.

Kerättävän tiedon suunnittelu ja pohtiminen etukäteen: mitä halutaan avustuksella saada aikaan ja millaista tietoa halutaan kerätä, sekä mahdollisten toimenpideluokista päättäminen näiden perusteella (jotta saadaan sitä tietoa mitä halutaan) -> huom! myös valmistelevan ministeriön vastuu!

Raportoinnin suunnittelu heti kun mahdollista

Tulosten ja vaikutusten suhteen haaste on hakijoiden suuri vaihtelevuus. Yhteisöhakijoiden ja yksityishenkilöiden osalta esim. vaikutusketjut ovat kovin erimitallisia. Vaikea nähdä, että tavoitteena kannattaisi olla yhteisiä vaikuttavuusketjujen malleja. Tässä tulee tunnistaa asiakasryhmien erot eri valtionapuviranomaisilla.

Viestinnän tulee tukea avustustoiminnan yhteiskunnallisia tavoitteita ja innostaa toimijoita osallistumaan yhteiseen työhön, ei pelkästään hyötymään avustuksista henkilökohtaisella tasolla.

Kanavia ei ole koskaan liikaa valtionavustusten hakemisesta viestimiseen. Valtionavustusten hakemisesta tulee viestiä kognitiivisesti saavutettavasti ja vuorovaikutteisesti. On hyvän hallintotavan mukaista tarjota erilaista hakuneuvontaa ja apua hyvän hakemuksen laatimiseen.

Viestinnässä voisi olla syytä nostaa muutamia esimerkkihankkeita, joiden etenemisestä, tuloksista ja kehitetyistä ratkaisuista tiedotettaisiin laaja-alaisemmin. Esimerkkihankkeista viestimisen avulla voimme ohjata hakijoita suunnittelemaan hankkeita, joiden tukemisella voidaan saavuttaa avustuksen myönnölle asetettuja tavoitteita.

Viestintä vaikuttaa todella paljon avustuksen hakemiseen sekä myös se aika mikä viestinnälle annetaan esim. ennen avustuksen käyttöönottoa ja resurssit viestinnälle avustuksen myöntämisen aikana.

Viestintää hankaloittaa mm. kohderyhmän tavoittaminen ja ”kouluttaminen” avustuksen ehtoihin, määrärahan rajallisuus ja avustuksen jatkosta päättäminen vuosittain. Erityisesti yksityishenkilöt ovat hankala tavoittaa heti uuden avustuksen syntymisen jälkeen. Siinä vaiheessa kun hakijat ovat löytäneet avustuksen, tulee helposti vastaan joko vuosittaisen määrärahan loppuminen ja avustuksen jatkon sekä lisärahoituksen epävarmuus. Tämä koetaan epäreiluksi ja hankaloittaa hakijoiden mahdollisuuksia toteuttaa avustuksen tavoitetta.

Myös päällekkäiset avustusohjelmat sekoittavat hakijoita sekä median edustajia, mikä aiheuttaa sen, että avustuksista on paljon väärää tietoa liikkeellä.

Valtionavustusten yhteiskunnallista näkyvyyttä ja hyväksyntää tulisi yleisesti vahvistaa. Viestintä on sidoksissa eri valtionapuviranomaisten eri asiakasryhmiin. Tulisi varmistaa viestinnän eri tasot: valtionavustukset yleensä ja valtionapuviranomaisten erikseen.

Yksityishenkilöiden avustusten luonne tulisi saada selväksi esim. tiedotuksella, jotta harkinnanvaraisten avusten ero subjektiiviseen oikeuteen perustuviin tukiin olisi itsestään selvä, avustuksen saajan tulisi kokea olevansa aktiivinen toimija yhteisissä pyrkimyksissä ja avustuslajin toimijakentässä.

Pitkäkestoiset apurahat heille, joille apuraha on aidosti palkan korvike (taide-, kulttuuri- ja tietotyön tekijöille), eroon lyhyistä näennäisen tasapuolisuuden nimissä jaetuista silppuavustuksista. Jaostolle tsempatiaa laajan kentän hahmottamiseen!

Että valtionapuviranomaisella on helposti saatavissa kaikissa viranomaisrekistereissä oleva hakijaa koskeva, avustushakemuksen käsittelyn kannalta relevantti tieto. Nyt infoa saa keräillä useiden eri viranomaisten järjestelmistä, osin täysin käsityönä yhdistellä toimisto-ohjelmilla sen sijaan että katsoisi järjestelmästä. Jokainen viranomainen joutuu järjestämään näkyvyyden dataan omalla IT-projektillaan, omana työnä. Tavoitetilan tulisi olla se, että valtionavustusten myöntämisessä käytettävässä järjestelmässä on kyvykkyys tuoda automaattisesti kunkin avustuksen hakemisen kannalta olennainen viranomaistieto suoraan hakemuksen käsittelijän näkyviin kun hakemus tulee käsittelyvuoroon ilman että siihen informaation keräämiseen täytyy erityisesti paneutua. Tämä helpottaisi merkittävällä tavalla avustushakemusten käsittelijöiden työtä. Tämä mahdollistaisi myös hakijakohtaisten erityistilanteiden saamiseen käsittelijän tietoon luotettavalla tavalla, esim. tapauksessa jossa avustusta ei voida myöntää liiketoimintakiellossa olevalle henkilölle tai hakija on EU pakotelistalla.

Olisiko mahdollista luoda myös jokin verkosto eri valtionapuviranomaisten välille, jonka kautta voisi joustavasti lähettää yksityiskohtaisia yhtenäistämistarpeita

Oleellista olisi varmistaa valtionavustustoiminnan taustalla olevien järjestelmien ja järjestelmätuen kestävyys ja käytettävyys. Työkaluja tarvitaan myös arvioinnin ja raportoinnin tueksi. Sisältöihin liittyvissä asioissa tulisi turvata eri asiakasryhmien erilaiset tarpeet.