Ohjeet hankkeen avaajalle
Uuden hankkeen pääsee avaamaan ”Tee uusi hanke”-napista, joka löytyy Oman sivun oikeasta yläreunasta. Hankkeen avaaminen vaatii rekisteröitymisen.
Hankkeen avaaminen on kaksivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa hankkeesta annetaan taustatietoja, kuten otsikko, kuvaus, organisaatio (jos hanke on organisaation avaama) ja yhteyshenkilöt. Tietojen tallentamisen jälkeen hankkeesta luodaan luonnosversio, johon voi lisätä liitteitä, mediaa (kuvia, videoita jne.), keskusteluita ja kyselyitä. Hankkeen taustatietoja pääsee muokkaamaan myös luonnostilassa.
Hankkeen julkaiseminen tapahtuu Julkaise-painikkeesta, joka löytyy hankesivun vasemmasta yläreunasta. Hankkeen julkaisun yhteydessä myös lisätyt keskustelut ja kyselyt julkaistaan. Hankkeen voi vielä palauttaa julkaisemisen jälkeen luonnostilaan.
Keskusteluiden ja kyselyiden lisääminen
Keskustelut ja kyselyt luodaan samalla tavalla kuin varsinainen hanke. Ensin annetaan keskustelun ja kyselyn taustatiedot (otsikko, kuvaus, päättymispäivä). Tallentamisen jälkeen pääsee lisäämään varsinaisia kommentteja tai kysymyksiä sekä liitteitä ja mediaa (kuvia, videoita jne.). Hankkeessa tulee olla vähintään yksi keskustelu tai kysely ennen kuin sen voi julkaista. Keskusteluiden ja kyselyiden julkaiseminen edellyttää hankkeen julkaisemista.
Keskustelut ja kyselyt julkaistaan hankkeen julkaisun yhteydessä. Julkaistuun hankkeeseen voi lisätä keskusteluita ja kyselyitä, mutta ne täytyy julkaista erikseen. Kyselyt ja keskustelut voi poistaa ”Työkalut”-valikon kautta. Kyselyitä ja keskusteluita voi poistaa niin kauan kuin niihin ei ole tullut osallistumisia.
Kieliversion luominen
Hankkeesta voi luoda ruotsinkielisen kieliversion. Tämä tapahtuu valitsemalla Kieliversio-valikosta ”På svenska”. Kieliversio-valikko ilmestyy aina silloin kuin hankkeeseen ollaan syöttämässä tietoa tai sitä ollaan muokkaamassa. Kieliversiota voi tarkastella ja muokata rinnakkain suomenkielisen version kanssa. Myös kyselyistä ja keskusteluista voi luoda kieliversiot.
Hankkeen päättäminen
Hanke päätetään Työkalut-valikosta. Hankkeen päättämisen yhteydessä hankkeesta tulee antaa yhteenveto. Kun hanke on päättynyt, se arkistoituu automaattisesti Otakantaa.fin järjestelmään, josta hanke on myöhemmin löydettävissä kaikkine sisältöineen. Julkishallinnon edustajien on hyvä huomioida, että Otakantaa.fi:n arkistointitoimi ei vastaa julkishallinnon arkistointivaatimuksia.
Voit halutessasi poistaa päättyneen tai keskeneräisen hankkeen, jolloin hanke ja sen sisältö piilotetaan muilta käyttäjiltä. Hankkeen vastuuhenkilöt voivat palauttaa jo poistetun hankkeen uudelleen näkyviin. Hanke kannattaa kuitenkin jättää näkyviin, jotta hanketta ja sen tuloksia olisi mahdollista tarkastella myös hankkeen päättymisen jälkeen.
Hankkeen sisältöjen lataus ja vienti tiedostoksi
Hankkeen sisällöt voi ladata pdf-, excel- ja word-muodossa Hankesivun ”Työkalut”-valikon kautta. Voit valita tiedot (hankkeen tiedot, keskustelut ja kyselyt), jotka hankkeesta otetaan mukaan. Tiedoston voi ladata suoraan koneelle tai lähettää haluttuun sähköpostiosoitteeseen.
Näin luot hyvän hankkeen
Muotoile hankkeelle napakka ja ymmärrettävä otsikko, josta osallistujalle selviää hankkeen aihe, sekä kuva. Hankkeen otsikko ja kuva näkyvät muiden muassa hankelistauksessa. Lisää myös hankkeelle johdantoteksti, jossa kerrot hankkeen keskeisen sisällön tiiviisti ja selkeästi. Käytä hyvää ja selkeää kieltä, ja pyri välttämään hankalia termejä.
Hyvässä hankkeessa käytetään monipuolisesti keskusteluita ja kyselyitä tiedontarpeen ja tavoitteen mukaan. Hyvässä hankkeessa osallistumisaika on riittävän pitkä, jotta kaikki asiasta kiinnostuneet ehtivät saada tiedon osallistumismahdollisuudesta. Näin sinulle jää myös enemmän aikaa mainostaa hankettasi.
Otakantaa.fi-palvelu toimii sekä suomeksi että ruotsiksi. Kielilain määrittelemien kaksikielisten viranomaisten tulee avata hankkeensa palvelussa sekä suomen- että ruotsinkielisinä versioina.